Per le piccole e medie imprese è importantissimo concentrare tutte le proprie forze operative sull’espansione del business aziendale. In quest’ottica perdere di vista dettagli operativi, informazioni rilevanti ed eventuali anomalie è pericolosissimo, ma il poco tempo a disposizione non permette ai diversi responsabili di seguire ogni singola operazione che avviene all’interno dell’organizzazione aziendale.
Esistono oggi soluzioni informatiche che lavorano in tal senso per voi e SAP Business One, con la sua integrazione di allerte e approvazioni è una di queste.
Si definiscono a priori quali sono gli eventi che i responsabili di ogni area aziendale o il direttore generale desiderano monitorare e i relativi intervalli di tolleranze accettabili. Ogni qualvolta gli indicatori supereranno i limiti prestabiliti per quel particolare fatto d’impresa, l’interessato riceverà una notifica di allerta o di approvazione.
Le notifiche si presentano automaticamente sullo schermo del pc attraverso un pop-up eliminando così la necessità di controllare manualmente tutte le attività dei dipendenti e le procedure d’impresa. Scaricando l’applicazione per dispositivo mobile di SAP Business One si possono ricevere notifiche anche su cellulare o tablet, è sufficiente disporre di una connessione internet.
Le notifiche possono essere:
- Notifiche di allerta: l’interessato è avvisato che una particolare operazione è stata compiuta, per esempio il responsabile di magazzino è informato che un tale prodotto ha superato il limite di sotto scorta. L’operazione e/o il relativo documento emesso potrà essere corretto o annullato in un secondo momento dal responsabile.
- Notifiche di approvazione: l’interessato è chiamato a concedere o meno la sua autorizzazione in merito ad un fatto aziendale che è in attesa di approvazione, per esempio: il responsabile commerciale deve avallare un’offerta che prevede uno sconto superiore al 20%. Qualora le persone coinvolte nel processo decisionale fossero due o più si ha la facoltà di decidere che sia una soltanto ad avere il diritto di veto oppure che la decisione debba essere unanime. Fino a che l’operazione non sarà confermata o annullata rimarrà in attesa e la relativa notifica si ripresenterà sulla tabella To Do del/i responsabile/i.
- Notifiche di messaggio: lo strumento può essere utilizzato non solo in maniera automatica, ma anche manuale, pertanto i responsabili possono sfruttarlo per comunicare ai dipendenti eventuali anomalie nei processi monitorati; oppure possono essere gli stessi dipendenti a voler avvisare il proprio capo area in merito ad un particolare processo di business
Le applicazioni pratiche di questa tecnologia sono vastissime e completamente personalizzabili. Sono configurabili per qualsiasi area e qualsiasi processo aziendale: dal controllo dei margini sulla vendita di ogni singolo prodotto, passando per la verifica dell’inserimento di articoli promozionali fino all’accertamento degli importi dei saldi bancari che non devono essere inferiori a certi limiti.