Gey Cart è un'azienda specializzata nel commercio elettronico di cancelleria, forniture per uffici e materiale per ambienti di lavoro. Il suo impegno è fornire oltre 100.000 partner (enti, aziende e professionisti) che vogliono snellire il proprio lavoro con prodotti per ufficio innovativi e di qualità.
Il servizio di vendita è garantito su tutto il territorio nazionale grazie a una rete strutturata di consulenti, a un sito per acquisti online semplice e immediato e a un customer service attento alle richieste.
Gli obiettivi per distinguersi dalla concorrenza
- Creare un business e-commerce, con oltre 22.000 referenze, reso agevole dall'automazione della maggior parte dei processi in tutti i reparti: dall'amministrazione al commerciale, dal marketing alla customer care in considerazione che l'intero fatturato annuo, di oltre 4 milioni di euro di vendite di cancelleria, è gestito da dipendenti che lavorano part-time. Stiamo parlando di prodotti come carta, pennarelli, evidenziatori, cucitrici, colla, cartelline, ecc. Una movimentazione di merci e relativa documentazione giornaliera molto alta.
- Valorizzare le persone con mansioni e ruoli di valore aggiunto, tolta la meccanica operativa.
Parola d'ordine: "Automatizzare" per avere valore aggiunto
"Gey Cart da sempre mette al centro del proprio business le persone" - esordisce Giacomo Orsini Ceo di Gey Cart - "Persone.Valori.Emozioni. è il payoff che ci rappresenta: i valori fondamentali sui quali si basa la nostra attività. E' importante sottolineare questo pensiero perché ritengo che il bisogno di automatizzare i processi sia nato dalla volontà della dirigenza di fare stare bene i nostri collaboratori liberandoli da mansioni pesanti in termini di quantità, ma povere di qualità. Oggi, i nostri dipendenti sono il grande valore aggiunto di tutte le azioni di successo aziendali.
Come è stato possibile raggiungere questo importante risultato?
Abbiamo automatizzato i processi documentali e eliminato i fronzoli operativi legati ad azioni ripetitive e noiose. In questo modo le persone sono state in grado di portare idee innovative e determinanti per la crescita dell'azienda. Ciò che può fare una macchina, lo si lascia fare a una macchina: alle persone il compito di pensare. Il sogno di ogni azienda, oserei dire.
La riorganizzazione dei nostri processi e il cambiamento culturale verso la digitalizzazione è il grande lavoro al quale ci siamo approcciati con il supporto professionale dei consulenti di Real-Time negli anni scorsi e che rappresenta un successo per noi ma che può essere un caso emblematico per altre realtà simili alla nostra.
Perché SAP Business One?
"Gey Cart è sempre stata una realtà con un volume impressionante di dati e di informazioni. Ogni anno vengono movimentati oltre 2 milione di pezzi che derivano da migliaia di transazioni dell'e-commerce. La gestione manuale della documentazione attiva e passiva delle vendite, eredità del pre-ecommerce, è stato il tasto dolente della nostra realtà: migliaia di dati gestiti a mano, maggiore margine di errore. Questo processo, con l'aumento delle transazioni quotidiane è diventato motivo di stress. Ovviamente la necessità di fare quadrare tutto alla perfezione dal punto di vista amministrativo ddt, fatture, provvigioni agenti ha dato una notevole spinta alla nostra trasformazione.
ll passaggio a Sap Business One non è stato un passaggio semplice più per cultura che per logica. Siamo partiti con il verificare tutte le attività manuali di registrazione documentale attive e passive, valutando le non conformità dovute alla mole di lavoro. Ogni operatore ha ottenuto un accesso personalizzato per la tipologia di ruolo. La decisione di delocalizzare il magazzino, con l'aumento delle referenze gestite, ha messo in evidenza il bisogno di informatizzare i processi e connettere picking, ddt, fatture, pagamenti diversificati. In SAP Business One la preconfigurazione degli alert specifici ha permesso di evidenziare i problemi, o particolari situazioni, dove il collaboratore, oggi, riesce a trovare immediatamente una soluzione senza perdere attimi preziosi: nell'e-commerce il tempo è denaro. Ottimo per chi ha una sana ambizione e una grinta gentile come la nostra - spiega Giacomo Orsini.
Oggi, dopo due anni dall'implementazione del nuovo gestionale, l'unica cosa che gestiamo manualmente è il solo processo AFC. Consideriamo SAP Business One un gestionale all’avanguardia, completo e internazionale che permette di far interagire i dati nel gestionale con quelli della piattaforma e-commerce e del magazzino dislocato, di gestire i dati della rete vendita integrandoli con la parte amministrativa e con le campagne marketing. Un motore potente e performante, con % di errore pari allo zero, personalizzabile in base alle esigenze aziendali e che permette di raggiungere importanti traguardi per la nostra realtà: pianificazione finanziaria, contabilità generale, budgeting. Uno strumento che ci presenta al mercato come la solida realtà imprenditoriale che notoriamente siamo.
Qlik Sense: L'importanza di report precisi e puntuali
Se mi avessero detto quanto Qlik Sense avrebbe generato dipendenza non l'avrei mai creduto.
Siamo partiti da una situazione comune a molte aziende italiane: la redazione di statistiche, grafici e consuntivi per la dirigenza e per gli agenti. Di fatto abbiamo conteggiato 5, o più, giornate al mese "sprecate" a creare report manualmente. Il tutto facendo i conti anche con le alte possibilità di errore nella lettura e trascrizione dei dati, oltre che ritardi nella consegna dei report dettati dalle molteplici attività che si presentano in un business incentrato sull'e-commerce.
Il passaggio a Qlik Sense, oltre che immediato, è stato molto apprezzato sia dagli interni che ai nostri consulenti che gestiscono appuntamenti, budget e pianificazione vendite in pochi istanti e in ogni luogo: anche in auto dal cell. Integratosi perfettamente con il nostro precedente gestionale, Qlik Sense ha dato sin da subito un aiuto concreto.
Veramente, basta un Qlik!
Cosa ha significato avere Qlik Sense in emergenza Covid?
Oggi, commenta Orsini, abbiamo la consapevolezza che siamo una delle poche aziende italiane ad avere affrontato il 2020 con un sistema di Business Intelligence incredibilmente performante come Qlik Sense. Questo strumento ha dato forza a collaboratori, alla rete vendita e alla dirigenza di affrontare un momento drammatico dal punto di vista sociale ed economico in cui tante aziende non sapevano come affrontare l'emergenza Covid e le chiusure forzate. Non posso immaginare cosa avremmo fatto senza. Le analisi elaborate automaticamente "con un Qlik" hanno permesso di lavorare con informazioni essenziali su più fronti:
- Monitoraggio dei budget aziendali;
- Fotografia in tempo reale dei propri obbiettivi, ognuno per la propria competenza;
- Elaborazione veloce dei dati per nuovi ordini e per lo sviluppo commerciale;
- Analisi delle informazioni per campagne marketing.
Qlik Sense si è dimostrato un sistema con un'interfaccia semplice e intuitiva. Non serve infatti essere analisti per elaborare dati perché vengono riportati all'utente in modo elementare.
- Abbiamo risparmiato in termini di tempo e affidabilità.
- Abbiamo guadagnato in performance e qualità.
Perchè Real Time?
"Crediamo che tutto ciò che è misurabile, è migliorabile. Sapere di avere alle spalle una certa organizzazione digitale, fa dormire sonni tranquilli, trasmette forza, serenità e si garantiscono le massime performance possibili. Quello tra Gey Cart e Real Time è un matrimonio professionale vincente" - Giacomo Orsini, Chief Executive Officer di Gey Cart